パワーポイントに貼るエクセルのグラフ

パワーポイントにエクセルのグラフを貼る

パワーポイントにエクセルのグラフを貼るときってどうしていますか?いくつか方法があります。

  1. エクセルで作ってそのままコピー、貼り付けする。
  2. エクセルで作って外部リンクでパワーポイントに入れる。
  3. エクセルで作ってパワーポイントに画像で貼る。
  4. パワーポイントのグラフ機能を使ってパワーポイント上で作る。

だいたいこのような方法があると思います。では、この中で一番良い方法はどれでしょうか。 ずばり!4つの方法の中で一番おすすめなのはパワーポイント上でグラフを作る方法です。

なぜエクセルで作って貼る方法はよくないのか?

まず、3.エクセルで作ってパワーポイントに画像で貼る方法。これは画像にしてしまいますので、修正するためには再度エクセルを開いて修正して貼り直すという手間がかかってしまいます。また、パワーポイントに貼り付ける範囲をあらかじめ想定してエクセルでグラフを作らないと、画像で貼り付けてもサイズ調整がうまくいきません。

エクセルのグラフを貼るとリンク切れの不具合もある

では、1.か2.の方法ではどうでしょう?確かにパワーポイントに貼った後にデザインの調整をすることはできます。しかし、数値を変更しようと思ったらリンクが切れていたという経験はないでしょうか?うまく数値も変更できる場合もありますが、パソコンの環境やファイルの保存場所によっても違いがあるようで、必ず数値を変更できる状態とは限りません。Officeソフトのセキュリティが向上しているのかもしれませんが、以前よりもリンク切れを起こすことが多くなったと思われます。

やっぱりパワーポイント上でグラフを作るのが安全

リンク切れを防ぐためにはパワーポイント上でグラフを作ってしまうのが良いでしょう。パワーポイントファイルの中に数値データが一緒に保存されているのでリンク切れの心配はないですし、数値の更新もパワーポイントだけでできます。ただ、グラフ作成に必要最低限の数値データだけを入れて作っておかないとパワーポイントのファイルが重くなってしまうので注意しましょう。

他にもあるパワーポイント上でグラフを作るメリット

他にもパワーポイント上でグラフを作った方がいろいろとメリットがあります。例えば配色です。パワーポイントとエクセルで配色設定が違う場合はエクセルからパワーポイントに貼り付けると色が変わってしまいます。また、同じようなグラフを複数作る場合は、まず1つのグラフを作ってデザインを整え、パワーポイント上で複製して数値だけ変更した方が細かいデザインを繰り返し行うよりも効率的です。

グラフが多い報告書作りもアウトソーシングできる

PPworkではパワーポイントやGoogleスライドでの報告書などグラフが多い資料作成もアウトソーシングを承っております。

PowerPoint清書 http://ppwork.biz/seisyo/

Googleスライド清書 http://ppwork.biz/google-seisyo/


エクセルで数字を準備して、パワーポイントでグラフを作りましょう!

フレームワークを使ったプレゼンの作り方

内容がまとまらない!フレームワークによるプレゼンの作り方

プレゼン内容が上手く整理できない、スライドの図解の作り方がわからない、そういったときにはフレームワークの力に頼ってみるのもよいかもしれません。フレームワークを使うメリットはとにかく簡単に悩まず説得力を増すことができる点。相手を動かすプレゼンの構成、視覚的でわかりやすい図解の作り方が織り込まれています。実は、プレゼンの作り方をきちんと学んだことがある人は少ないと言われています。教わってもいない中で、プレゼンのまとめ方もスライドの作り方もよくわからなくて当然なのです。

プレゼン構成のフレームワークによる作り方

まずは構成のフレーワークを活用したプレゼンの作り方です。プレゼンに関する書籍や研修で教えられているものも含め、構成のフレームワーク、作り方は無数に存在しています。必ずプレゼンがうまくいく絶対的な構成、作り方は存在しないと思います。内容によって最も合った構成を選択するべきだと思います。その中でも代表的なフレームワークについて、相手を説得するときに有効なもの、説明し理解してもらう目的のプレゼンにあっているものをいくつかこちらのコラムでも紹介しています。目的に応じて作り方を考えてみましょう。

図解フレーム、ビジネスフレームワークによるプレゼンスライドの作り方

プレゼンでは視覚化された図解によって相手が短時間で概念や仕組みを理解しやすくなり、また記憶に残りやすくなります。PowerPointを使用している場合はスマートアートを開いてみると図解のアイデアを得ることができます。また図解の描き方に関する書籍もありますし、インターネットでも様々な図解の例を見ることができますので、まずはそうしたフレームを真似てスライドを作ってみてもよいと思います。 またビジネスフレームワークは事業計画のプレゼンだけでなく、営業先への提案やサービスの差別化なども情報をまとめやすく、客観的な説得力をもたせる作り方ができます。

無料提案フォーマット

  • プレゼン構成のフレームワーク「desc法」
  • ビジネスフレームワーク
    • 背景、課題整理1:PEST分析(マクロ環境分析)
    • 背景、課題整理2:SWOTマトリクス(外部環境、内部環境を考察)
    • 考察:SWOTマトリクスから対応策を抽出し、緊急度、重要度を整理
    • 対応策:5W2H(対応策の概要)
    • 対応策:PDCAサイクル(対応策の継続的実施計画)
    • 対応策:アクションプラン
    • 期待される結果:メリット、ベネフィットの考察(期待する成果、ゴールの明確化)

自分ならではのプレゼンの作り方を

フレームワークを使ったプレゼンは、作り方は簡単でそれなりの説得力を持たせられるのが特徴です。かといって、ずっとこれに頼りすぎていては、プレゼンの中で自分の考えを自分ならではの表現で伝える資料の作り方を確立することができません。意外性のない、つまらないプレゼンになってしまうこともあります。 またビジネスフレームワークを多用したプレゼンの作り方は「自分の考えではない」と主張しているようにも受け取れます。客観的な分析や情報整理は説得力を増しますが、そればかりでは何を言いたいのか分からないプレゼンにもなりやすいと言えます。慣れてきたらフレームワークから抜け出し自分なりの作り方を見つけてみましょう。

分かりやすいプレゼンにブラッシュアップ。スライドアレンジサービス

PPworkでは、PowerPointやGoogleスライドの資料の清書への追加コーディネートサービスとして、スライド内容のアレンジを行っています。文章ばかりで読みにくいスライドを図や箇条書きにまとめ、図表を見やすく調整いたします。 作り方が分からない、というお悩みの他、プレゼンの細部まで工夫を凝らしている時間がない方にもご利用いただいています。

PowerPoint追加コーディネート http://ppwork.biz/option/


フレームワークも時に活用しながら、
自分にあったプレゼンの作り方を確立しましょう!

マンガとPowerPointが融合し、よりわかりやすく見せる資料に! オンライン資料「マンガ+PowerPoint」を提供開始

株式会社PPwork(本社:東京都千代田区、代表取締役:相原 直人)は、PowerPointの資料をデジタル資料にリメイクする「マンガ+PowerPoint」をマンガとのコラボレーションメニューとして提供を開始いたしました。

年齢を問わず、子どものころから身近にあるストーリーコンテンツ、マンガ。子どもだけでなく大人向けにもビジネスや歴史をテーマにしたマンガが読まれ、海外にも日本のマンガは普及しています。多くの人を惹きつける理由として、ストーリーの中の情景や気持ち、雰囲気など、文章では表しきれない要素を伝えられる魅力があげられます。

現在、わたしたちの仕事の環境は大きく変わりつつあります。直接会って話をすることや会場に人を集めて説明会を行う機会は減り、Web会議、オンライン説明会が浸透しはじめています。しかし、オンラインの商談や研修では、これまでの直接のコミュニケーションのようにうまく伝わらない、という声は多く聞かれています。

オンラインでのコミュニケーションでは画面を通すことで、表情や声の変化などといった非言語情報が直接の対話よりも受け取りにくくなります。人と接して自然と感じ取っていた印象や想い、イメージが伝わりづらく、相手の感情移入や興味を促しづらくなっているのかもしれません。

そこで私たち株式会社PPworkでは、皆様のお手持ちのPowerPointの資料をデジタル資料にリメイクするメニューのひとつとして「マンガ+PowerPoint」、感情表現に長け人を惹きつける力を持つマンガとのコラボレーションメニューを開始いたしました。

【「マンガ+PowerPoint」が力を発揮する業務コミュニケーション例】

●営業先への企業案内、サービス紹介

事業内容や実績、顧客メリットを論理的にオンラインで提示しただけでは相手の関心が得にくい。

→整理された論理、数値データに加えて、その意味合いをイメージとして伝えるマンガを添えると頭に入りすくなる

●社内外での説明会、研修

冒頭など参加者の集中や共感を得るための「つかみ」が入れられない。

→マンガのショートストーリーが、課題設定やテーマをより面白くわかりやすく見せる

●マニュアル、取り扱い説明

動作、操作の説明など文章にすると長くて分かりにくくなり、相手が正しく理解できない。

→マンガの動きのあるイラスト表現で、一瞬で相手が理解できる解説が可能に

【株式会社PPworkがマンガとPowerPointのコラボレーションメニューを実現。】

お手元の資料を面白くて分かりやすいデジタル資料にリメイクして納品します。

●PowerPoint動画/スライドショー  1スライド¥6,000~(税別)

御社内でも修正、編集できるPowerPointで動画やスライドショーを制作

●マンガコーディネート ¥50,000~(税別)

資料内容にあったマンガをご用意して動画やスライドショーに設定

動画へのBGM、ナレーション設定については別途ご相談ください。

詳しくはこちらをご覧ください。

●「マンガ+PowerPoint」紹介動画(YouTubeへのリンク) 

https://youtu.be/aiOV7O_H1_o

●メニュー説明(当社Webサイト※下部、スライドショーのサンプル有) 

http://ppwork.biz/manga/

●「マンガ+PowerPoint」他、PowerPoint動画集(当社Webサイト) 

http://ppwork.biz/sampleboard/

【株式会社PPworkの強み】

(1) きれいで見やすい資料作成のコツと経験(制作会社としてのノウハウ)

2009年の創業より、10年以上PowerPointに特化し、法人・個人、業種を問わず1,500件以上の様々な資料作成を行ってきました。PowerPointだけではなくGoogleスライドの作成にも、これまで培った当社のコツと経験をご活用いただけます。

(2) 低コスト、短納期対応を目指した 日本、ベトナムの2拠点体制

2020年3月にベトナム ダナン市に制作子会社TiDocs Desining Co,.Ltdを設立し、運営コストを低減した体制を整えました。これによって、ご利用いただきやすいサービスを実現しています。


株式会社PPwork(http://ppwork.biz

〒102-0074 東京都千代田区九段南1-5-6りそな九段ビル5階

PowerPointとKeynoteの互換性

PowerPointで作ったプレゼン資料をKeynoteで見ると…

KeynoteはMacのOSで使えるプレゼンテーションソフトですが、WindowsのPowerPointのファイルをKeynoteで見るとどうなるでしょう?KeynoteでPowerPointのファイルを開くことはできますが、いくつか不具合が出る場合があるので特に重要なポイントとしては以下のようなことがあります。

  • フォントの種類
  • テキストボックスからのはみ出し
  • ワードアート
  • アニメーション

フォントの種類には気をつけよう

WindowsのPowerPointのファイルで使用しているフォントが、Keynote側にインストールされていない場合は、他のフォントに変換されて表示されてしまいます。特にMSPゴシックやHGP創英角ゴシックなど、「〇〇P」という名前のフォントはKeynote側では対応していないことが多いので、Keynoteでファイルを開くことを前提とする場合はこれらのフォントは使用しないことが賢明です。 また、同じフォントであっても少しずれてしまうことがあります。「メイリオ」というフォントはWindowsのPowerPointとKeynoteで共通で使えますが、文字の位置がずれることがあります。Keynoteではテキストボックスの上下真ん中に表示されるのですが、Windowsでは真ん中よりも少し上にズレて表示されてしまいます。

テキストボックスからはみ出してしまう?

PowerPointでは、テキストボックスからはみ出して文字を入力してもそのままになりますが、Keynoteでファイルを開くとはみ出している文字はテキストボックスに合わせて改行されてしまいます。Keynoteで開くことを想定する場合は、PowerPointで作成するときにテキストボックスのサイズを大きくしておくか、あらかじめ「図形の書式設定」のところで「図形内でテキストを折り返す」にチェックを入れた状態にしておくとよいでしょう。

ワードアートは控えましょう

文字の装飾については、互換性がないことが多いので注意しましょう。ワードアートなどで装飾した文字はKeynote側では画像に変換されることが多いです。画像に変換されたファイルを保存するとPowerPoint側でも文字の編集ができなくなりますので、なるべく文字の装飾はせずにシンプルにしておきましょう。

アニメーションはシンプルに

PowerPointとKeynoteでは対応しているアニメーションの種類も違います。特に派手な動きのアニメーションには互換性がないことが多いので、フェードやワイプなどシンプルな動きのものにしておきましょう。

PowerPoint-Keynote間の共有はPDFで共有することも考えよう

特にデザイン面での共有が必要な場合は、PowerPointで作成したファイルをPDF形式で保存して共有すると良いでしょう。PDFはWindowsでもMacでも同じように見ることができますので、アニメーションを必要としない場合などはPDFファイルをPowerPointファイルと合わせて共有するようにしましょう。

Keynoteとの共有を前提としたPowerPoint作り

PPworkではKeynoteでファイルを開くことを前提としたPowerPointの作成も対応可能です。Keynoteでの使用も想定している場合はできるだけ互換性の高い形でPowerPointを制作いたします。

PowerPoint清書 http://ppwork.biz/seisyo/


共有相手がKeynoteかどうかを把握してから
PowerPointを作りましょう!