投稿者: ppwork

一方的な講習では勿体ない。オンラインを活かした参加者との双方向性

「これに似たご経験のある方は少なくないと思います。少しでも思い当たる方は挙手していただけますか？」といった講習や説明会での参加者への問いかけは、会場に参加者が集まって行うオフラインならでは、と考えがちです。しかしオンライン講習や説明会でもこのようなライブ感を手軽に創り出すツールがあることをご存じでしょうか。オンラインでも受講者を研修内容に引き込んでの学びをより充実させ、一方的に一人で話しているような、オンラインにありがちな講師側の不安感を解消して、オンラインならではのスムーズな双方向コミュニケーションを可能にしてくれます。

今回は手軽に活用できる ‘Slido‘＜https://www.sli.do/jp＞の機能をご紹介します。Slidoは説明資料の途中にQRコード付きのWebページを表示させ、参加者にむけてアンケートやテストを実施することができ、ベーシックプランであれば無料で利用することができます（2021年1月現在）。こうしたツールにより聴講者との関係性を築き、オンライン講習、説明会を成功に導くきっかけにしてください。

オンラインで参加者を引き込むリアルタイムアンケート

講習、説明会のなかで大勢の参加者全員に発言してもらうのは難しく、聞きたいことがあっても参加者のうち数人に問いかけるか、終了後にアンケートの記入をお願いすることしかできません。

しかしSlidoを使用すると、オンライン講習、説明会の最中に問いかけをして全員からの回答やコメントを得ることができます。参加者の生の発言を踏まえた説明をリアルタイムに加えるなど、オフラインよりも参加者の理解、満足度の高い講習、説明を実現しましょう。

クイックテスト

一方的に説明を聞いている側はどうしても集中力が切れやすく、場合によっては眠気がさしてしまうことも。長時間の講習や説明会では、特に聴き手の注目を呼び戻す仕掛けは不可欠です。これにも有効なのが、双方向性。

説明を聞かせるだけでなく、オンライン講習、説明ではテストを盛り込んでみてはいかがでしょうか。集中力を取り戻すとともに、出題箇所は記憶に残りやすくなります。またSlidoで問題を出題すると、回答内容、回答率が瞬時に説明画面に反映されるため、参加者自身が問題に回答した後でほかの参加者の回答も共有できるのもより興味を引くきっかけになりそうです。

間延びなし！オンラインだからこそ質疑応答の合理化を

講習や説明会の最後、内容に関する質疑応答を行うケースは多いのではないでしょうか。参加者が挙手するまでに時間がかかり、沈黙が長い部分でもあります。また複数の質問ひとつひとつに回答するなかで重複する説明も生じるなど、間延びした印象を感じやすいのが質疑応答の時間です。

Slido使用すると、講習、説明会の間いつでも質問を受け付けられるため、タイムリーに投げかけられた参加者の疑問を最後に一覧し、スピーカーは整理したうえで回答することができます。また匿名で質問を出せるため、大勢の前で発言することをためらう参加者にとっても質問しやすい環境を提供することができます。

PowerPoint資料に、Slidoを組み込んでみよう

ご紹介したSlidoは、PowerPointの他Googleスライドにも組み込めるため、説明途中に資料を閉じてWEBサイトを開きなおすという手間がなく、説明スライドの一部であるかのように参加者とやりとりできるのも利点の一つです。PPworkでは、説明資料へSlidoを設定するお手伝いも行っています。これまでお使いの講習、説明会資料を、オンラインでよりグレードアップさせるためにぜひご活用ください。

PowerPoint清書　http://ppwork.biz/seisyo/

スピーカーも参加者も満足できる
オンライン講習、説明会を実現するために、
ツールを活用して工夫してみましょう。

パワーポイント資料のスライドサイズはどれが正解？

パワーポイントのスライドサイズはどのようにしていますか？現在は標準で9：16になっていますが、プロジェクターに対応していない場合などは3：4にしている人もいると思います。さらにA4サイズの用紙にプリントアウトする場合はA4サイズに変更している人もいるのではないでしょうか。では、このような切り替えをしないで済む方法はないのでしょうか。

まずはパワーポイント資料の用途を明確にしておきましょう

パワーポイントで作成する資料はどういった用途で使うことを想定しているでしょうか。画面に投影するのか？投影する画面のサイズは？印刷は？まずはこの点を明確にしておき、最適なサイズで作るようにしましょう。

• 画面に投影する→9：16か3：4
• 印刷する→A4サイズ

印刷する時のA4サイズの縦横比は？

A4サイズは297mm×210mmで縦横比は1：1.415となり、約7:5です。つまり、画面に投影する16:9と4:3の間くらいのサイズになります。ちなみに、A3でもB5でもすべて同じ縦横比になっています。

では画面投影と印刷の両方に対応させるにはどのサイズが良いのか

用途を想定してサイズを決めるわけですが、使う画面や紙のサイズの中間のサイズを選ぶことによって、共通で使用しても上下や左右の余白を極力少なくできます。以下に用途別に中間サイズを想定してみました。

9:16と3:4で投影することが想定される場合はスライドサイズを10.5：16、9:16で投影して印刷もする場合は9.5：15、3:4で投影して印刷もする場合は8：11ということになります。

パワーポイント上での設定方法

パワーポイントで「デザイン」タブ→「スライドのサイズ」→「ユーザー設定のスライドのサイズ」で以下のようなウインドウが出てくるので、「ユーザー設定」を選んで幅と高さを入力します。

パワーポイントの標準の高さは19.05cmになっているので、高さを基準にして幅を調整するのがよいでしょう。小数点第2位まで入力できるので、各比率の場合は以下のように入力すればほぼ理想の縦横比率にすることができます。

• 10.5：16・・・高さ19.05cm：幅29.03cm
• 9.5：15・・・高さ19.05cm：30.08cm
• 8：11・・・高さ19.05cm：26.19cm

余白を生かしたパワーポイント資料にすることも可能

紙に印刷する場合はスライドサイズを調整するとともに、印刷後をイメージしながら作成すれば余白をうまく使ったバランスのよい印刷物をパワーポイントで作成することも可能です。PPworkではパワーポイントで印刷物の原稿を制作するお手伝いをしています。

PowerPoint印刷物原稿制作　http://ppwork.biz/brochure/

最適なスライドサイズで見やすいパワーポイントを作成しましょう！

スライドショーのアニメーションは派手にすればいいというわけではない

プレゼンテーションをするときにアニメーションを使う人は多いと思います。ただ注目を集めようと、とにかく派手なアニメーションをつけてしまう人がいますが、伝えるという意味では逆効果になることがあります。集中してスライドを見ている人にとっては、突然動きの激しいアニメーションが現れると逆に気が散ってしまいます。では、アニメーションはどのようにつけるのが効果的でしょうか。

最も言いたい部分にだけアニメーションをつける

アニメーションは他よりも目立たせたい部分につけるのが効果的です。特にそのスライドの中でもっとも強調したい部分にだけアニメーションをつけるとより注目されやすくなります。いろいろとアニメーションをつけてしまうと、どれが重要なのかがわからなくなってしまいますので最低限にとどめましょう。

ネタバレをしないようにアニメーションをつける

プレゼンテーションをする中で、見ている人に少し考える時間をとってもらいたい場合や話しの流れ的に先に表示させてしまうと話がつまらなくなってしまう場合などは、アニメーションをつけておくと良いでしょう。例えば、クイズ形式の内容の場合に先に答えが表示されていては面白くありません。話の流れでワンクッション入れたい場合にはアニメーションは効果的です。

派手なアニメーションをつけたい場合は？

イベントなどの場面で、どうしても見栄え良く、派手なアニメーションでアピールしたい場合もあると思います。そんなときは、アニメーションのタイミングが重要です。スライドの途中で派手なアニメーションを表示するのではなく、スライドが切り替わったタイミングは派手なアニメーションで表示させてストップ、スライドの中身をしっかり読んでもらって、次のスライドに切り替わったタイミングでまた派手なアニメーションで表示するといった形にします。スライドの中身を読むタイミングではアニメーションの動きはなく、画面の切り替えのタイミングで派手なアニメーションでアピールするようにすれば、見ている人の集中力を邪魔することはなくなります。

アニメーションを効果的に使って動画にすることも可能

パワーポイントのアニメーションを効果的に使い、自動再生させることで動画として使うことができます。PPworkではお客様の作った資料をベースに動画を作成するお手伝いをしています。

PowerPoint動画ファイル制作　http://ppwork.biz/movie/

上手にスライドショーを使い、
興味を引くプレゼンテーションにしましょう！

普及しつつあるオンラインミーティング

ZOOMやMicrosoft Teams、Skypeなど、Web会議ツールでオンラインミーティングをする機会が増えてきました。これらのツールでは顔を見て話すだけではなく、画面を共有してプレゼンを行うことも可能です。ではオンラインミーティングでプレゼンをする場合に、どのようなことに気をつければよいでしょうか。

人それぞれミーティングに参加する環境は違う

オンラインミーティングの場合、人それぞれ参加する環境が違います。パソコンを使う人もいれば、タブレットを使う人もいます。出先であればスマートフォンで参加している人もいるかもしれません。また、デバイスだけではなく、通信環境も人それぞれ違います。自宅のネットワークを使用していると回線のスピードがあまり速くない人が参加しているかもしれません。これまではこのような環境の違いを意識することなくプレゼン資料を作成しても問題ありませんでしたが、今後は見る人の環境も考慮する必要があるでしょう。

相手がスマートフォンで参加しているかも

スマートフォンで参加している人は、当然小さい画面を見ています。その場合、画面共有でプレゼン資料を見せるとどうでしょう。画面が小さいため、資料の小さい文字はほとんど読めなくなると思われます。オンラインミーティングでのプレゼン資料はスマートフォンで参加している人のことも考え、できるだけ文字を大きくし、見やすくする必要があります。

通常のプレゼンのようにジェスチャーが使えない

オンラインミーティングで画面共有をすると画面全体に資料が映し出され、顔が見えなくなり、資料を指差すといったジェスチャーを使うことができません。つまり、画面共有している状態では、プレゼン資料と声だけで内容を説明しなければなりません。そのためには1枚のスライドの中に、その時説明する内容だけが表示されるようにして、何を説明しているのかを明確にしておく必要があります。1スライドにいろいろな内容が詰まっていると、見ている人はどこの説明をしているのかがわからなくなり混乱してしまいます。

画面共有は回線に負荷がかかる

オンラインミーティングで画面共有をすると動きが重くなるのを経験したことがある人もいると思います。画面共有は回線に負荷がかかるようで、プレゼン資料に複雑なアニメーションをつけてしまうと、スムーズに表示することができないことがあります。オンラインミーティングで使用するプレゼン資料には必要最低限のアニメーションだけにして、見ている人にストレスを与えないよう心がけましょう。

ZOOMでも見やすいプレゼン資料に

以上のようにオンラインミーティングでは相手のことを考えて見やすいプレゼン資料を作る必要があります。PPworkでは10年以上の制作実績とノウハウを生かし、お客様のプレゼン資料のブラッシュアップをお手伝いしています。

パワーポイント清書　http://ppwork.biz/seisyo/
Googleスライド清書　http://ppwork.biz/google-seisyo/

オンラインミーティングでも
伝わりやすいプレゼン資料を作りましょう！

見やすい資料でわかりやすいプレゼンにしよう

営業、社内の業務報告、経営方針説明、研修、採用説明、講演会など規模の大小はあれ、仕事ではプレゼンをする機会があると思います。そんなプレゼンで使われるツールはパワーポイントやGoogleスライド、Keynoteなどがありますが、共通している目的は相手に伝えるということです。 ではどのようなプレゼンが伝わりやすいのでしょうか？プレゼン資料のデザインの観点から考えてみたいと思います。

１スライド1メッセージになっているか

1スライド1メッセージというのは聞いたことがあると思います。1スライドにいろいろな話を入れてしまうと見ている方が何の話をしているか理解することが難しくなります。プレゼンが苦手、パワーポイントが苦手と思っている人は、特にこの1スライド1メッセージにできていないことが多いと思います。苦手意識を持っているため、自分の備忘録的にスライド内に情報を詰め込んでしまい、結局は文字がたくさん入ったスライドになってしまいます。プレゼンの前にしっかりと練習をし、口頭で説明すればよい内容などは極力スライドから減らしていき、分かりやすいスライドを目指しましょう。

分かりやすくするためにはスライドの枚数は多くなっても構わない

1スライド1メッセージにもつながりますが、プレゼンに慣れていない人がやりがちなのが、プレゼン資料の枚数を少なくしようとして結果として1スライドの情報量が多くなってしまうことです。

印刷することを前提にして資料を作成しているのかもしれませんが、印刷を前提としたスライドをプロジェクターで投影すると見ている方は読みにくく、スライドを読むことに集中してしまい、あなたの話を聞く余裕がなくなってしまいます。投影するスライドと印刷して配布する資料が同じものでなければならないという決まりはありません。 印刷を前提として資料を作成したのであれば、プロジェクターで投影することを前提として見やすくアレンジした資料を別に準備しておくとよいでしょう。

全体像と詳細の説明を明確に分ける

プレゼンの資料のデザインをする際に、そのスライドが全体像を説明しているのか、詳細を説明しているのかを意識しておくと良いでしょう。全体像を説明するためのスライドで詳細の情報を入れてしまうとスライド内の情報量が多くなってしまうことに加え、もっとも伝えたい全体像がぼやけてしまいます。 全体像を説明するスライドでは全体像だけにして、詳細は別のスライドで説明するという意識を持っておくと、ポイントが分かりやすいスライドにすることができます。

スライドの余白もデザインのうち

プレゼン資料を作る際に、スライドの中の情報が少ないと逆に寂しいと感じて無駄な情報を入れようとする人がいますが、絶対にやめた方が良いです。せっかくメッセージが絞れて分かりやすい内容になっているのに、無駄な情報を追加する必要はありません。よくプレゼンが上手だと言われている人のスクリーンには何が映っているでしょうか。ただ写真が1枚映っていたり、1単語しか出ていなかったりするのを見たことはないでしょうか。伝えたいメッセージを絞ってそれだけを表示することは重要です。スライドに余白があった方がよりメッセージが伝わりやすく、余白もデザインのうちだと思って作成するのが良いでしょう。

より良いデザインのプレゼン資料の作成

PPworkではより伝わりやすいデザインにするためのお手伝いをしています。どうしてもうまくプレゼン資料がまとまらない場合などご相談ください。

パワーポイント清書　http://ppwork.biz/seisyo/
Googleスライド清書　http://ppwork.biz/google-seisyo/

情報を絞って伝わりやすいプレゼンを目指しましょう！