Googleスライドからの資料ダウンロード、
その管理方法

Googleスライドの資料をダウンロードする

社内のスタッフや提携先など外部の担当者と共有している資料などGoogleスライドからPowerPointファイルなどにダウンロードする方法をご紹介します。

該当するGoogleスライドのファイルを表示します。左上の「ファイル」から「ダウンロード」を選択すると書き出すデータ形式の選択肢が表示されます。ダウンロードしたい形式を選んでクリックするとGoogleスライドからのダウンロードが開始します。

「ファイル」から「ダウンロード」が表示されない場合は、そのGoogleスライドのオーナーが閲覧者に対して「ダウンロード」を表示させないよう設定してGoogleスライドを共有しているため、ダウンロードする必要がある場合はそのGoogleスライドのオーナーに依頼を出す必要があります。

Googleスライドの共有相手のダウンロードを制限する

内容を見せる必要があるけれどファイルは渡せないという場合にGoogleスライドでのダウンロードの制限は、とても便利です。メールの添付でファイルを送った場合、その後相手がどう使用するか、誰かに転送したかなど知ることはできません。Googleスライドでは閲覧者である相手のダウンロードを防ぐことができます。 その設定方法をご紹介します。

Googleスライド画面右上の「共有」ボタンから「ユーザーやグループと共有」の画面を表示させます。

右上の設定のアイコンをクリックすると、「他のユーザーとの共有設定」の画面が表示されます。「閲覧者と閲覧者(コメント可)に、ダウンロード、印刷、コピーの項目を表示する」のチェックを外します。

これでGoogleスライドを共有した閲覧者はダウンロードや印刷などができなくなります。

Gsuiteを導入している場合はメンバーが社内のGoogleスライドをダウンロードしているかどうか、ドライブの監査ログを確認することができます。 管理コンソール画面のレポートを開き、「監査ログ」の「ドライブ」をクリックするとログ画面が表示されます。

GoogleスライドからダウンロードしたPowerPointの不具合を調整

GoogleスライドからPowerPointファイルをダウンロードすると、その環境等によりPowerPointの資料内容にさまざまな不具合が起こります。またGoogleスライド上で作成されたグラフが画像化されてしまい編集できなくなります。 枚数が多い場合、これらの補正を行うのにそれなりに長い時間を費やすことになります。PPworkでは皆さまがGoogleスライドからダウンロードしたPowerPointの不具合の修正や面倒な調整作業の代行も承っています。またPowerPoint資料をきれいに整え清書するサービスも提供しています。

PowerPoint清書 http://ppwork.biz/seisyo/

Googleスライド清書 http://ppwork.biz/google-seisyo/


Googleスライドのダウンロード機能を上手に利用して、
業務効率化を図りましょう。

Googleスライドで資料を安全に共有する方法

セキュアに資料を共有できるGoogleスライド

リモートワークのメンバーや社外の関係先企業の担当者とネットを通じて資料を共有する場面は幾度となくあります。メール添付で送られているケースが多いと思いますが、資料によっては関係者以外に公表できない資料でも共有先に「取扱注意」をお願いするしかないなど、信頼に頼っている情報管理方法が多いのではないでしょうか。また社外から送られてくるメールが必ずしも安全なファイルでないこともあります。メールの添付ファイルによってウイルスに感染するリスクがあります。

Googleスライドを使用することで、こうしたメール添付での資料共有のリスクを回避することができます。Googleスライドでの資料共有のメリットや適切な共有方法について説明していきます。

Googleスライドでの資料共有メリット1
閲覧、編集、ダウンロードを制限できる

一度ファイルを渡してしまうと、その後ファイルが誰に見られるのか、どう使用されるのかを管理することはできません。Googleスライドでは共有する相手を限定し、相手に資料の閲覧以外できないように制限する他、相手によって編集やダウンロードを許可するなど権限をコントロールすることができます。 この情報管理のしやすさが、多くの企業がGoogleスライドを導入、活用している理由でなないでしょうか。

Googleスライドでの資料共有メリット2
ウイルス対策

メールで送られてくるファイルを開くことでウイルスに感染するケースは少なくありません。しかしGoogleスライドでは100 MB 未満のファイルは共有する前、ダウンロード前にそのファイルのウィルススキャンを行います。Googleスライドで資料を共有することでこれによるウイルス感染のリスクを低減することができます。

Googleスライドの資料共有方法
共有相手に閲覧のみを許可(編集を許可)

1.右上の共有ボタンをクリックします。

2.ユーザーやグループ(Googleスライドの共有相手)のメールアドレスを入力します。

3.(閲覧のみを許可する場合)「閲覧者」もしくは「閲覧者(コメント可)」を選択します。

※編集を許可する場合は「編集者」選択します。

4.(相手にダウンロードをさせない場合)右上の設定ボタンをクリックし、「閲覧者と閲覧者(コメント可)に、ダウンロード、印刷、コピーの項目を表示する」のチェックを外します。

※編集を許可する際にGoogleスライドの共有相手(編集者)が権限を変更できないようにするには、「編集者は権限を変更して共有できます」のチェックも外しましょう。

5.(Googleスライドを共有した旨をメールで知らせる場合)「通知」のチェックを入れたまま送信します。

6.(共有したGoogleスライドのリンク先を別途伝える場合)「通知」のチェックを外して共有します。

7.(共有したファイルのリンク先を別途伝える場合)再度右上の「共有」ボタンをクリックします。 「リンクの取得」の「リンクをコピー」ボタンをクリックしてコピーしたリンク先をメールなどに貼り付けます。

8.共有された側の人は、メールに貼り付けられたリンクをクリックするだけでGoogleスライドにアクセスできます。

Googleスライドを共有して、アウトソーシングでキレイに清書

PPworkでは皆さまのGoogleスライドの配置、配色を整え清書を行うアウトソーシングサービスを提供しています。PowerPointをアップロードした時に起こる不具合の修正や面倒な調整作業を私どもが代行して行います。PowerPointと操作性も異なるためきれいに整える作業でも時間がかかってしまうことがあります。その時間の無駄を削減したい方、スピーディに資料を作成したい方にはおすすめのサービスです。

Googleスライド清書 http://ppwork.biz/google-seisyo/


Googleスライドを正しく共有して、
安全なリモートワークや社外連携に活かしましょう