投稿者: ppwork

パワーポイントのスライドショーは逆効果？

パワーポイントでプレゼンテーションを行うときに、アニメーションを設定したパワーポイントをプロジェクターで映してスライドショーを見せることが多いと思います。たまにアニメーションが逆効果になってしまっているプレゼンテーションを見かけることがあります。それはどのようなものかを考えてみましょう。

• アニメーションが派手すぎる
• 動きと内容が合っていない
• 重要なポイントが目立っていない

これらはスライドショーで見たときに逆効果になっていると思われるものです。一つずつ 見てみましょう。

アニメーションが派手すぎる

おそらく見ている人の注目を集めようと思って派手なアニメーションを上下左右からたくさんつけているのだと思いますが、これは逆効果です。何か意味のある動きをさせているなら問題ないのですが、すべての文章や図形が下からスライドインで現れてくるスライドショーをたまに見かけることがあります。とにかくアニメーションをつければよいと思って、単にスライドインを設定しているのではないでしょうか。スライドインは動きが大きく、よっぽど注目させたい部分などには使うこともありますが、通常ではあまり使わない方が良いでしょう。スライドを見ている側は、まず上のタイトルを見て、上から順に左から右に文章を読んでいくように視点が進んでいきます。

毎回文字や図形が下からスライドインしてくるとどうなるでしょう？見ている側は常に目を上下させて、見ていなければなりません。内容に集中してもらうためにはできるだけ見やすく表示させることを心掛ける必要があります。よっぽどのことがない限り、アニメーションはフェードとワイプ程度で十分かと思います。

動きと内容が合っていない

アニメーションはフェードとワイプ程度でも十分と説明しましたが、ワイプを使うときも動く方向に注意する必要があります。よく矢印にワイプを付けることがありますが、視点をどちらに進めたいのかを考え、視点の動きをアニメーションでアシストしてあげるようにすると、見ている側は順番に読みやすくなります。あまりアニメーションの設定に慣れていない人は、本番前に誰かに一度スライドショーを見てもらって意見をもらうと良いかもしれません。

重要なポイントが目立っていない

せっかくアニメーションをつけても重要なポイントが目立たないのでは意味がありません。たくさんアニメーションをつけてしまって、どれが重要なポイントなのかがわからなくなってしまうケースがたまにあります。アニメーションは必ずしもすべての文字や図形につける必要はありません。最低限重要なポイントの部分にだけアニメーションをつけて、あとは画面切り替えを設定しておけば、それだけで十分な場合がよくあります。

パワーポイントのスライドショーは必要最低限の動きでも十分！

いかがでしたでしょうか？パワーポイントは重要なポイントをわかりやすく伝えるためのものです。派手なスライドショーにしたところで内容が良くなるわけではありません。良くまとまった内容のプレゼンをスライドショーで見せるときに必要最低限の動きで見やすくするためにアニメーションをつけるといった意識で設定するのがよいのではないでしょうか。

効果的に動きのある動画にしたい場合

PPworkでは、パワーポイントのアニメーションを活用し、ナレーション音声やBGMを埋め込んで簡易映像を制作します。お手持ちのPowerPoint資料を動画にすることもできます。

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パワーポイントのスライドショーは派手にしすぎず、
わかりやすくしましょう！

誰に向けた事業計画書なのかによってパワーポイントの内容は異なる

事業計画書を書く目的は様々ですが、パワーポイントに向かう前にまず意識して整理しておかなければならないのが事業計画書を向けた相手についてです。事業計画書の目的が資金調達なのか、事業基盤の構築なのかによって相手は異なります。相手は何を知りたくて事業計画書を読むのかを理解する必要があります。例えば

• 融資を検討する金融機関…事業主の安定性、返済する能力
• 投資家…事業の成長性、社会への貢献度、面白さ、投資家メリット
• 提携先…事業の安定性、提携するメリット
• 社内メンバー…収益性、既存事業とのシナジーや効率、将来性

相手の期待に応え、納得させるメッセージをパワーポイントに織り込んで、事業計画書の目的を達成しましょう。

パワーポイントを書く前に、事業計画書の構成を考える

事業計画書に決まったフォームはなく、必ずこの流れでパワーポイントを作らなくてはいけないという決まりもありません。一般的に挙げられている事業計画書の項目をまとめてみました。

事業計画書を見せる相手と目的によって内容や各項目の厚みは変わってきます。このためメッセージを整理して構成したうえでパワーポイントを書き始めたほうが、より目的に沿った事業計画書を作成しやすくなります。

パワーポイントではまず事業計画書のサマリーをつくる

事業計画書のメッセージと構成が決まったら、パワーポイントへの落とし込みを始めていきます。最初から細かな情報を入れてしまうと、伝えたいことが曖昧になりまとめづらくなるため、まず相手に理解してほしいポイントを１スライドに1つずつ入れていきます。ポイントについての最小限の説明を加えて、まず事業計画書のサマリーをパワーポイントで作成しましょう。思い入れが強い内容などは詳細な情報も盛り込みたくなるかもしれませんが、別のスライドで補足資料として作成したほうが、事業計画書のメッセージが簡潔に相手に伝わるパワーポイントになります。補足資料は、相手からの質問に回答する際に使用できます。

共通して必要なのは「実行性」と「実効性」の証明

事業計画書は未来について示すものであるため、ビジネスモデルや各種計画の青写真が果たして実現されるものなのか、説得力にかけるパワーポイントを目にすることがあります。構想を理解させるための論理も必要ですが、それを実行できる力があること、実現すると想定の効果が得られる根拠を示す必要があります。事実や根拠を証明するためにデータを提示する際に注意しなければならないのは、パワーポイントでのデータ、グラフの見せ方です。データ、グラフを載せただけでは何が言いたいのか相手には伝わらないことがあります。データが示す事実、根拠をはっきりと記載して、事業計画書の内容が「実行性」「実効性」を伴っていることを証明するパワーポイントを作成しましょう。

事業計画書のパワーポイントをきれいに清書

融資の相談、投資家へのアピールなど大切な場面での事業計画書は、きれいに体裁を整えることが望ましいと思います。凝ったデザインをする必要はなく、シンプルな配色で配置が整備されたパワーポイントは読みやすいだけでなく信頼感を読み手に与えます。 PPworkではパワーポイントの「清書」を行うアウトソーシングサービスを提供しており、きれいな資料への仕上げをお手伝いしております。「見た目を直している時間はない」という方はぜひご検討ください。

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パワーポイントの利点を生かした事業計画書で、
ぜひ事業成功へのマイルストーンを達成してください。

卒論発表のパワポ、どうまとめたらいいの？

長い時間をかけて完成させた卒論。しかし限られた発表時間の中で何を話したらよいか、パワポをどうまとめたらよいか悩んでいる方も多いのではないでしょうか。 卒論の内容をパワポにまとめるコツをご紹介します。

１．パワポを書く前に卒論の内容を「ツリー」でポイントを整理する

卒論の各章で、ポイントになる段落を選びます。この段落の重要な文章を抜き出すか要約する文を書き出します。ポイントの文章をこちらの「ツリー」の構造に整理していきます。

一つのポイントについて、もう少し具体的に説明するポイントがあればツリーを下に追加しましょう。

２．卒論の発表概要を1枚のパワポに記載

１．で整理したツリーが概要の内容になります。ツリー構造が把握できるように箇条書きで記載するのがもっとも簡単です。この概要のパワポは発表の冒頭で使用し、どんな卒論発表なのかを最初に簡潔に伝えます。これにより発表全体を通して、相手に「わかりやすい」「整理されている」という印象を与えることができます。

この卒論発表の概要に沿ってパワポをつくっていきます。

３．それぞれポイントの説明を１スライドに記載する

パワポは「１スライド１メッセージ」で作るのが望ましいとされています。卒論の中のそれぞれのポイントが、発表者として伝えたいメッセージとなります。そのポイント、メッセージをはっきりとスライドの中に記載します。また1スライドの中に伝えたいメッセージを2つ以上入れないように注意しましょう。

パワポのスライドでは、文章はなるべく記載せず、グラフや表、図解を積極的に活用して卒論のポイントを説明します。文章よりも図にまとまっていたほうが相手は理解しやすくなり、発表に耳を傾ける余裕ができます。もし文章を記載する必要がある場合は短文の箇条書きにまとめるなど相手に読みやすくする工夫が必要です。

卒論発表の前にはパワポを見直して練習

卒論発表の最後の準備として、出来上がったパワポを何度も見直して練習しましょう。見直し、練習には以下のような目的があります。

• パワポに誤字脱字がないかをチェックする
• 発表中にパワポを見る時間を減らす
• 当日の緊張の緩和

発表内容を頭に入れることで、前を向いて相手を見ながら発表することは説得力を増し、自信のある印象を相手に与えることができます。

卒論の研究成果を評価してもらえるパワポをつくって
気持ちよく卒業を迎えましょう。

プレゼンの型を使って納得させるPowerPointを短時間で完成させる

PowerPointを作成しながら内容が上手くまとまらず、内容変更や順番の入れ替えをしてあれこれと考えるうちにプレゼン前の資料作成に長い時間を費やしてしまった経験はありませんか。また、上司など周囲から指摘を受けて編集していくうちに資料内容がまとまりを失ってしまい、頭を抱えてPowerPointに向かう方も少なくないようです。 このような苦労を避けるために、まずはプレゼンの型を使いこれに沿ってPowerPointの内容をまとめてみてはいかがでしょうか。プレゼンの型に沿った構成を守ることで周りからの受ける細かな指摘に振り回されることも少なくなります。

PowerPointに向かう前に、プレゼンの型を選ぶ

チェック１：作成するPowerPointは、何のためのプレゼンに使うのかを確認する

プレゼンの目的は具体的には千差万別ですが、大きくは２つの目的に分けられます。

一つ目は、相手を説得するためのプレゼン。営業資料、社内で稟議を上げるもしくは投資家にむけたプレゼンもこれにあたります。相手になんらかの意思決定を促すことが目的です。 二つ目は、相手に把握を求める説明を意図したプレゼン。社内外への報告や研修での資料は、相手に説明しメッセージを認知してもらう、内容を理解してもらうことを意図しています。

チェック２：PowerPointの目的にあったプレゼンの型を選ぶ

チェック１で整理したプレゼンの目的に基づいて、適したプレゼンの型を選びます。相手を説得しやすい話の順序と、相手が内容を把握しやすい説明の順序は少し異なるためです。プレゼンの型は目的にあった順序、構成がきちんと踏まえられています。

PowerPointをまとめやすい代表的なプレゼンの型

プレゼンのノウハウを教える研修や書籍で様々なプレゼンの型が紹介されていますが、ここでは一般的によく使用されるものをいくつかご紹介します。

PowerPointがまとまるプレゼンの型１：「ＤＥＳＣ法」

メリットを明示するため、相手の承認を得るのに適した構成です。

PowerPointがまとまるプレゼンの型２：「ＰＤＦ法」

何をしてほしいかを明確に伝え相手に行動を促すための型です。

PowerPointがまとまるプレゼンの型３：「ＰＲＥＰ法」

理解、記憶を促すとともに説得力が増すため、説得するプレゼン、把握を求めるプレゼンともに使える構成です。

PowerPointがまとまるプレゼンの型４：「ＳＴＡＲ法」

業務報告など、自分が行ったことを理解してもらうプレゼンに適しています。

PowerPointがまとまるプレゼンの型５：概要から詳細へ

テーマについて知識がない相手が頭の中を整理しやすい構成です。

PowerPointがまとまるプレゼンの型６：時系列で展開

内容全体を網羅して説明し、ムラなく理解してもらいたいときに有効です。

ご紹介したプレゼンの型は、プレゼンをつくるルールではありませんがプレゼンの方向を決める上での選択肢が得られPowerPointの作成を手助けしてくれるツールです。

PowerPoint「内容まとめサポート」サービス利用で、プレゼン準備をスムーズに

PPworkではPowerPointの内容が上手くまとまらない、まとめに時間がかかりすぎるというお悩みに対して「内容まとめサポート」を提供しています。オンラインでのミーティングの他、必要に応じて資料のラフ案の作成資料の仕上げも行います。

PPwork内容まとめサポート　http://ppwork.biz/2020/07/27/matome/

プレゼンの型を活用して、
質の高いPowerPoint資料を短時間で作成しましょう。

パワーポイントとはなんだろう？

プレゼンテーションをするときに普通に使われるようになったパワーポイント。まだ個人にパソコンが普及するまでは、営業するときはきれいに印刷されたパンフレットと手書きの見積書を持って客先を訪問していました。それが今では打ち合わせのたびにパワーポイントで資料を作って説明することが多くなりました。ではなぜパワーポイントを使っているのでしょう？

パワーポイントとはポイントを強調する補助的なツール

パワーポイントとは読んで字のごとく、説明したい内容の「ポイントにパワーを与える」つまり、ポイントを強調するためのツールです。紙に印刷されたパンフレットやカタログなどはたくさんの情報が載っており、打ち合わせの中で必ずしも必要ない情報もあります。できる限り必要ない情報をそぎ落として、重要なポイントに集中してもらうために使うとパワーポイントの力が発揮されます。

TED（https://www.ted.com/）のプレゼンテーションを見たことがあるでしょうか。講演者の後ろの大きなスクリーンに映し出されているのは、写真1枚だけ、1単語だけ、グラフだけといった非常にインパクトがあり、最も重要なことしか表示されていません。今話しているのが何なのかをわかりやすくするためにポイントだけ表示しているのです。

1スライドに情報を詰め込むと逆効果

特に日本人のプレゼンテーションで多くありますが、細かい情報まで入れ込もうとして1枚のスライドの中に情報を詰め込んでしまったり、プレゼンテーションの中で何度も同じ情報を入れてしまったりする人がいます。1スライド1メッセージとよく言われますが、重要なポイントに集中してスライドを作成することが大切で、情報が多すぎると重要なポイントがぼやけてしまい、パワーポイントを使用する意味がなくなってしまいます。

なぜ情報を詰め込みたくなるのか

パワーポイントで作る資料の役割を正しく認識しないと情報を詰め込んでしまいます。パワーポイントで提出した資料が相手先の社内でひとり歩きすることを恐れるあまりに、非常に細かい情報まで資料に入れ込みたくなってしまい、結果情報過多になってしまうのです。もしひとり歩きするリスクを恐れるのであれば、情報を詰め込むのではなく、注意書きとして「※詳細の内容は別途見積書をご参照ください。」や「※詳細は利用規約をご参照ください。」など、資料のどこかに1文だけ入れておけばよいわけです。その資料が果たす役割として最も重要な目標は何かを明確にして、その目標に向かうために必要ではない情報は別の場に預け、目標達成するための情報に注力することが重要です。

資料の内容に自信がない場合は誰かに頼ることも必要

PPworkでは、ご担当者様のスムーズかつ効果的な資料準備をお手伝いするためのオンラインミーティングサービス「内容まとめサポート」を提供しています。資料を読む相手の視点・メリットを見直し、ロジックに基づいた情報整理、図解化などの視覚的表現のアイデアをサポートします。

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パワーポイントとは何なのか？
いま一度立ち返ってわかりやすい資料を作りましょう！

パワポの印象を決めるテンプレートをもっとオシャレに

見やすくてわかりやすいだけでなく、パワポはそのデザインは相手が受ける印象に大きな影響があります。

プレゼンターのブランドや企業イメージの他、プレゼンのテーマに合ったテンプレートを使用することも大切ですが、プロジェクタへの投影やPDFの配信などパワポをどのような場面で見てもらうか、その使い方でも適切なテンプレートは変わってきます。 しかし、自分でセンスのあるテンプレートをつくるのは大変です。そんな時に活用したい、オシャレなパワポのテンプレートを無料でダウンロードできるサイトをご紹介します。

海外のプレゼンのような、オシャレでかっこいいパワポテンプレートが手に入る！

Slides Carnival　https://www.slidescarnival.com/ja

インパクトがあって優れたデザインのテンプレートがずらり。視覚重視のプレゼンをつくるならこのサイトがおすすめです。登録不要で利用できるため、人気のあるテンプレートダウンロードサイト。

パワポの内容もオシャレにデザインできるオブジェクトも魅力

ALLPPT.com　https://www.free-powerpoint-templates-design.com/

テンプレートのデザインに合わせた内容例がスライドに入っているため、そのパーツを活用して中身もブラッシュアップできます。 「Business」「Education」などカテゴリ分けされているので、テーマにあったテンプレートを選びたい方にもおススメ。

テンプレートにぴったり合うイラストなどイメージ素材も一緒にダウンロード

Slidego　https://slidesgo.com/

イラストや写真イメージを活用したテンプレートが多く掲載されています。そのイラストなどイメージ素材も入手できます。Googleスライドでテンプレートを使用する方は、このサイトからワンクリックで取り込みも可能。

オシャレなだけじゃ使えない？
やっぱり日本語のパワポにあったテンプレートが一番

Bizocean　書式の王様「 PowerPoint 」の書式テンプレート　https://www.bizocean.jp/doc/search/all/ppt/

海外のスライドでは内容が入りきらない、デザインが強すぎて使いにくいという方にオススメなのがこちらのサイト。利用には会員登録が必要ですが、パワポだけでなく、契約書や管理表など多種多様なテンプレートがダウンロードできます。

イメージ、資料内容に合ったオリジナルのテンプレートが必要な場合

PPwork　オリジナルテンプレート作成　http://ppwork.biz/option/

PPworkでは要望や用途に合わせて、独自のテンプレートを制作します。資料の内容もそのデザインに合わせてブラッシュアップしています。企業イメージなどをきちんと反映し、内容にぴったりあったオリジナルのテンプレートが必要な方へのサービスです。

適切なテンプレートを活用してオシャレなパワポを作りましょう。

たて型のチラシやリーフレットをパワーポイントで作ろう

パワーポイントで作られている縦型のチラシやリーフレットを見かけると思います。そんなチラシやリーフレットをパワーポイントで作るときの設定方法などをご紹介します。 印刷するときにプリンターを使ったり、印刷会社にお願いしたりすると思いますが、どのように印刷されるかをあらかじめ確認しておくことで、印刷したときの失敗を防ぐことができます。

まずはパワーポイントをたて型の設定に変更

パワーポイントを開いたら、「デザイン」→「スライドのサイズ」→「ユーザー設定のスライドのサイズ」の順にクリックします。

すると以下のようなウインドウが出てくるので、左側のスライドのサイズ指定のところは「A4 210×297mm」を選択して、右側の印刷の向きスライドを「縦」にチェックしてOKを押すと編集画面のスライドが縦型になります。

プリンターの設定にも注意

ただ、この設定はプリンターで印刷するときに周りに余白がある想定の設定となりますので、お使いのプリンターがフチなし印刷ができるタイプで周りの余白も無くしたい場合は、スライドのサイズ設定の幅を21.0cm高さを29.7cm（A4サイズの場合）と入力します。

印刷する時には必ずプリンターの設定をフチなし印刷にしておくようにしましょう。

印刷会社のたて型のパワーポイントのテンプレートをダウンロード

パワーポイントのデータのまま印刷をすることができる印刷会社では、あらかじめ縦型の設定がされているパワーポイントのテンプレートを無料で用意していることが多いです。 印刷会社ごとに設定が違いますので、必ず依頼する印刷会社のテンプレートをダウンロードして使うようにしましょう。

プリンターのフチなし印刷や印刷会社での印刷で注意しておきたいこと

プリンターのフチなし印刷の場合、紙よりも少しはみ出して印刷することでフチがない印刷になっていることが多いです。また、印刷会社の場合は、大きめの紙に印刷して後から裁断する方式になることが多いです。どちらの場合もスライドのぎりぎりまで文字を入れてしまうと印刷時に文字が切れてしまうことがあるので、少なくとも周り1cmには文字を入れないようにしておくと失敗しないでしょう。

チラシやリーフレットのデザインをプロに依頼することもできる

PPworkではリーフレットやパンフレットなど、印刷物の原稿をパワーポイントで制作します。パワーポイントの原稿なので手直しもご自身でできるので、一度制作すれば後は自由に変更することができます。

パワーポイントでたて型のチラシやリーフレットに挑戦してみましょう。