パワーポイントを画面投影と印刷の両方に対応させるコツ

パワーポイント資料のスライドサイズはどれが正解?

パワーポイントのスライドサイズはどのようにしていますか?現在は標準で9:16になっていますが、プロジェクターに対応していない場合などは3:4にしている人もいると思います。さらにA4サイズの用紙にプリントアウトする場合はA4サイズに変更している人もいるのではないでしょうか。では、このような切り替えをしないで済む方法はないのでしょうか。

まずはパワーポイント資料の用途を明確にしておきましょう

パワーポイントで作成する資料はどういった用途で使うことを想定しているでしょうか。画面に投影するのか?投影する画面のサイズは?印刷は?まずはこの点を明確にしておき、最適なサイズで作るようにしましょう。

  • 画面に投影する→9:16か3:4
  • 印刷する→A4サイズ

印刷する時のA4サイズの縦横比は?

A4サイズは297mm×210mmで縦横比は1:1.415となり、約7:5です。つまり、画面に投影する16:9と4:3の間くらいのサイズになります。ちなみに、A3でもB5でもすべて同じ縦横比になっています。

では画面投影と印刷の両方に対応させるにはどのサイズが良いのか

用途を想定してサイズを決めるわけですが、使う画面や紙のサイズの中間のサイズを選ぶことによって、共通で使用しても上下や左右の余白を極力少なくできます。以下に用途別に中間サイズを想定してみました。

9:16で投影3:4で投影A4で印刷
(5:7)
中間サイズ
10.5:16
10.5:16
9.5:15
8:11
9:16
3:4
5:7

9:16と3:4で投影することが想定される場合はスライドサイズを10.5:16、9:16で投影して印刷もする場合は9.5:15、3:4で投影して印刷もする場合は8:11ということになります。

パワーポイント上での設定方法

パワーポイントで「デザイン」タブ→「スライドのサイズ」→「ユーザー設定のスライドのサイズ」で以下のようなウインドウが出てくるので、「ユーザー設定」を選んで幅と高さを入力します。

パワーポイントの標準の高さは19.05cmになっているので、高さを基準にして幅を調整するのがよいでしょう。小数点第2位まで入力できるので、各比率の場合は以下のように入力すればほぼ理想の縦横比率にすることができます。

  • 10.5:16・・・高さ19.05cm:幅29.03cm
  • 9.5:15・・・高さ19.05cm:30.08cm
  • 8:11・・・高さ19.05cm:26.19cm

余白を生かしたパワーポイント資料にすることも可能

紙に印刷する場合はスライドサイズを調整するとともに、印刷後をイメージしながら作成すれば余白をうまく使ったバランスのよい印刷物をパワーポイントで作成することも可能です。PPworkではパワーポイントで印刷物の原稿を制作するお手伝いをしています。

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最適なスライドサイズで見やすいパワーポイントを作成しましょう!

GoogleスライドでデータをPDF化

どんな時にPDFにするのか

プレゼンテーションの内容を編集不可能な状態で他の人に共有したい場合などにデータをPDF形式にすることがよくあります。パワーポイントでは「名前を付けて保存」でファイル形式を「PDF」にして保存するだけでPDF形式で保存することができます。

Googleスライドではどうすればいい?

Googleスライドでも同じようにPDF形式で保存することができます。「ファイル」→「ダウンロード」→「PDFドキュメント」の順にクリックすると保存場所を選んでPDF形式で保存することができます。Googleスライドではプレゼン資料のデータはWeb上にあるため、「ダウンロード」ということになるわけです。

PDFにするときに気を付けること

PDF形式では当然アニメーションを設定することはできません。アニメーションを想定してオブジェクトを重ねている場合などは、重ならないように調整しておくことが必要です。また、アニメーションが使えないということはポイントを強調するためにアニメーションを使うことはできませんので、デザインを工夫して重要ポイントを目立たせておく必要があります。

Googleスライドから変換できるデータ形式

GoogleスライドからはPDF以外にも以下の形式にすることができます。

  • Microsoft PowerPoint(.pptx)
  • ODPドキュメント(.odp)
  • 書式なしテキスト(.txt)
  • JPEG画像(.jpg、現在のスライド)
  • PNG画像(.png、現在のスライド)
  • Scalable Vector Graphics(.svg、現在のスライド)

.odpと.svgはあまり使うことはないかと思いますが、通常使いそうなデータ形式で保存することはできそうです。ただ、パワーポイントのように全スライド一括でJPEG画像やPNG画像へ変換することはできないようです。

Googleスライドでも見やすいプレゼン資料を作りましょう

スライドを共有する相手がお客様の場合もあると思いますが、できればキレイなスライドにして共有したいですよね。PPworkではGoogleスライドのブラッシュアップのお手伝いをしています。

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Googleスライドを相手の環境に合わせて便利に共有しましょう!

伝わりやすいプレゼンテーションのスライドショー

スライドショーのアニメーションは派手にすればいいというわけではない

プレゼンテーションをするときにアニメーションを使う人は多いと思います。ただ注目を集めようと、とにかく派手なアニメーションをつけてしまう人がいますが、伝えるという意味では逆効果になることがあります。集中してスライドを見ている人にとっては、突然動きの激しいアニメーションが現れると逆に気が散ってしまいます。では、アニメーションはどのようにつけるのが効果的でしょうか。

最も言いたい部分にだけアニメーションをつける

アニメーションは他よりも目立たせたい部分につけるのが効果的です。特にそのスライドの中でもっとも強調したい部分にだけアニメーションをつけるとより注目されやすくなります。いろいろとアニメーションをつけてしまうと、どれが重要なのかがわからなくなってしまいますので最低限にとどめましょう。

ネタバレをしないようにアニメーションをつける

プレゼンテーションをする中で、見ている人に少し考える時間をとってもらいたい場合や話しの流れ的に先に表示させてしまうと話がつまらなくなってしまう場合などは、アニメーションをつけておくと良いでしょう。例えば、クイズ形式の内容の場合に先に答えが表示されていては面白くありません。話の流れでワンクッション入れたい場合にはアニメーションは効果的です。

派手なアニメーションをつけたい場合は?

イベントなどの場面で、どうしても見栄え良く、派手なアニメーションでアピールしたい場合もあると思います。そんなときは、アニメーションのタイミングが重要です。スライドの途中で派手なアニメーションを表示するのではなく、スライドが切り替わったタイミングは派手なアニメーションで表示させてストップ、スライドの中身をしっかり読んでもらって、次のスライドに切り替わったタイミングでまた派手なアニメーションで表示するといった形にします。スライドの中身を読むタイミングではアニメーションの動きはなく、画面の切り替えのタイミングで派手なアニメーションでアピールするようにすれば、見ている人の集中力を邪魔することはなくなります。

アニメーションを効果的に使って動画にすることも可能

パワーポイントのアニメーションを効果的に使い、自動再生させることで動画として使うことができます。PPworkではお客様の作った資料をベースに動画を作成するお手伝いをしています。

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上手にスライドショーを使い、
興味を引くプレゼンテーションにしましょう!

ZOOM向けのプレゼン資料の作り方

普及しつつあるオンラインミーティング

ZOOMやMicrosoft Teams、Skypeなど、Web会議ツールでオンラインミーティングをする機会が増えてきました。これらのツールでは顔を見て話すだけではなく、画面を共有してプレゼンを行うことも可能です。ではオンラインミーティングでプレゼンをする場合に、どのようなことに気をつければよいでしょうか。

人それぞれミーティングに参加する環境は違う

オンラインミーティングの場合、人それぞれ参加する環境が違います。パソコンを使う人もいれば、タブレットを使う人もいます。出先であればスマートフォンで参加している人もいるかもしれません。また、デバイスだけではなく、通信環境も人それぞれ違います。自宅のネットワークを使用していると回線のスピードがあまり速くない人が参加しているかもしれません。これまではこのような環境の違いを意識することなくプレゼン資料を作成しても問題ありませんでしたが、今後は見る人の環境も考慮する必要があるでしょう。

相手がスマートフォンで参加しているかも

スマートフォンで参加している人は、当然小さい画面を見ています。その場合、画面共有でプレゼン資料を見せるとどうでしょう。画面が小さいため、資料の小さい文字はほとんど読めなくなると思われます。オンラインミーティングでのプレゼン資料はスマートフォンで参加している人のことも考え、できるだけ文字を大きくし、見やすくする必要があります。

通常のプレゼンのようにジェスチャーが使えない

オンラインミーティングで画面共有をすると画面全体に資料が映し出され、顔が見えなくなり、資料を指差すといったジェスチャーを使うことができません。つまり、画面共有している状態では、プレゼン資料と声だけで内容を説明しなければなりません。そのためには1枚のスライドの中に、その時説明する内容だけが表示されるようにして、何を説明しているのかを明確にしておく必要があります。1スライドにいろいろな内容が詰まっていると、見ている人はどこの説明をしているのかがわからなくなり混乱してしまいます。

画面共有は回線に負荷がかかる

オンラインミーティングで画面共有をすると動きが重くなるのを経験したことがある人もいると思います。画面共有は回線に負荷がかかるようで、プレゼン資料に複雑なアニメーションをつけてしまうと、スムーズに表示することができないことがあります。オンラインミーティングで使用するプレゼン資料には必要最低限のアニメーションだけにして、見ている人にストレスを与えないよう心がけましょう。

ZOOMでも見やすいプレゼン資料に

以上のようにオンラインミーティングでは相手のことを考えて見やすいプレゼン資料を作る必要があります。PPworkでは10年以上の制作実績とノウハウを生かし、お客様のプレゼン資料のブラッシュアップをお手伝いしています。

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オンラインミーティングでも
伝わりやすいプレゼン資料を作りましょう!

見やすいプレゼンのデザイン

見やすい資料でわかりやすいプレゼンにしよう

営業、社内の業務報告、経営方針説明、研修、採用説明、講演会など規模の大小はあれ、仕事ではプレゼンをする機会があると思います。そんなプレゼンで使われるツールはパワーポイントやGoogleスライド、Keynoteなどがありますが、共通している目的は相手に伝えるということです。 ではどのようなプレゼンが伝わりやすいのでしょうか?プレゼン資料のデザインの観点から考えてみたいと思います。

1スライド1メッセージになっているか

1スライド1メッセージというのは聞いたことがあると思います。1スライドにいろいろな話を入れてしまうと見ている方が何の話をしているか理解することが難しくなります。プレゼンが苦手、パワーポイントが苦手と思っている人は、特にこの1スライド1メッセージにできていないことが多いと思います。苦手意識を持っているため、自分の備忘録的にスライド内に情報を詰め込んでしまい、結局は文字がたくさん入ったスライドになってしまいます。プレゼンの前にしっかりと練習をし、口頭で説明すればよい内容などは極力スライドから減らしていき、分かりやすいスライドを目指しましょう。

分かりやすくするためにはスライドの枚数は多くなっても構わない

1スライド1メッセージにもつながりますが、プレゼンに慣れていない人がやりがちなのが、プレゼン資料の枚数を少なくしようとして結果として1スライドの情報量が多くなってしまうことです。

印刷することを前提にして資料を作成しているのかもしれませんが、印刷を前提としたスライドをプロジェクターで投影すると見ている方は読みにくく、スライドを読むことに集中してしまい、あなたの話を聞く余裕がなくなってしまいます。投影するスライドと印刷して配布する資料が同じものでなければならないという決まりはありません。 印刷を前提として資料を作成したのであれば、プロジェクターで投影することを前提として見やすくアレンジした資料を別に準備しておくとよいでしょう。

全体像と詳細の説明を明確に分ける

プレゼンの資料のデザインをする際に、そのスライドが全体像を説明しているのか、詳細を説明しているのかを意識しておくと良いでしょう。全体像を説明するためのスライドで詳細の情報を入れてしまうとスライド内の情報量が多くなってしまうことに加え、もっとも伝えたい全体像がぼやけてしまいます。 全体像を説明するスライドでは全体像だけにして、詳細は別のスライドで説明するという意識を持っておくと、ポイントが分かりやすいスライドにすることができます。

スライドの余白もデザインのうち

プレゼン資料を作る際に、スライドの中の情報が少ないと逆に寂しいと感じて無駄な情報を入れようとする人がいますが、絶対にやめた方が良いです。せっかくメッセージが絞れて分かりやすい内容になっているのに、無駄な情報を追加する必要はありません。よくプレゼンが上手だと言われている人のスクリーンには何が映っているでしょうか。ただ写真が1枚映っていたり、1単語しか出ていなかったりするのを見たことはないでしょうか。伝えたいメッセージを絞ってそれだけを表示することは重要です。スライドに余白があった方がよりメッセージが伝わりやすく、余白もデザインのうちだと思って作成するのが良いでしょう。

より良いデザインのプレゼン資料の作成

PPworkではより伝わりやすいデザインにするためのお手伝いをしています。どうしてもうまくプレゼン資料がまとまらない場合などご相談ください。

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情報を絞って伝わりやすいプレゼンを目指しましょう!

Googleスライドをスマホで使おう!

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Googleスライドはスマートフォンアプリでも使える

Googleスライドはスマートフォンのアプリでも提供されているので、アプリを入れておけばスマホ上で使うことができます。また、パソコンと同じGoogleアカウントでログインすれば、データが同期されているのでパソコンとスマホで同じデータを扱うことが可能です。では操作性はどうでしょうか?

簡単なスライドであれば問題なく作れる

スマホアプリのGoogleスライドを見てみましょう。編集画面の「+」を押すと操作メニューが出てきます。

  • コメント
  • テキスト
  • 画像
  • 図形
  • リンク

このようなメニューが出てきます。 作成するときの基本的なメニューがあるので、簡単なスライドであれば作成することができるでしょう。ただ、コメントのメニューが一番上にあることを考えると、スマホ上で作成するよりもパソコンで作成したスライドを共有して、スマホ上で確認することを想定したアプリなのかもしれません。

Googleスライドのスマホアプリの操作性

では少し機能を細かく見ていきましょう。作成で主に必要なのは図形と線かと思いますが、どのような詳細のメニューがあるでしょうか。

図形については「図形」「矢印」「吹き出し」「計算記号」とかなりの種類が用意されています。これだけあれば作成するのにはまず問題ないでしょう。

線についても、「直線」「カギ線コネクタ」「曲線コネクタ」があるので十分ではないでしょうか。 また、表についても列と行の数を指定して挿入することができるので、スマホといっても操作性はパソコンと変わらないと思います。

スマホではアニメーションが設定できない?

現在スマホアプリではテキストを入力したり、図を挿入したりする機能はありますが、アニメーションを設定したり、画面切り替えを設定したりするメニューはないようです。

補助的なツールとしてスマホでGoogleスライドを使うのは便利

画面の大きなタブレットなら良いかもしれませんが、やはりスマホでスライドを作成するには画面が小さすぎるので細かい部分までの調整は難しいと思います。出先ではスマホでスライドのラフを作っておき、パソコンが開ける場所で細かい調整をするなど、隙間時間をうまく使って仕事の効率化を図るには、スマホアプリのGoogleスライドは便利かと思います。

パワーポイントをGoogleスライドにするときはアウトソーシングで

これまでに作ったたくさんのパワーポイントのプレゼン資料をGoogleスライドにしたいときはPPworkでお手伝することが可能です。

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スマホとパソコンを上手に使い分けて、
Googleスライドで仕事の効率化をしよう!

Googleスライドのスライドショーの使い方

Googleスライドでスライドショー表示をしてみよう!

Googleスライドでもパワーポイントと同じようにスライドショーを表示することができます。Googleスライドの画面の右上に「プレゼンテーションを開始」というボタンがあるのでクリックすればスライドショーが開始されます。スライドショーを終了するときは「esc」キーで元にもどることができます。

Googleスライドのアニメーションはどうなっているのか?

パワーポイントでは、画面の切り替えとオブジェクトのアニメーションを設定してスライドショーで動くようにします。Googleスライドでも基本は同じです。Googleスライドでは「表示」→「モーション」をクリックすると右側に設定画面が出てきます。

「スライドの移行」がパワーポイントで言う画面の切り替えの設定になります。

Googleスライドで使える画面の切り替え方法

Googleスライドの場合はスライドの切り替えの種類はパワーポイントほど多くないですが、必要最低限のものは使うことができます。以下の7種類を使うことができます。

  • ディゾルブ
  • フェード
  • 右からスライド
  • 左からスライド
  • 反転
  • 立方体
  • ギャラリー

プレゼンテーションではそこまで派手なアクションをつける必要はないので、この7種類あれば十分使えるでしょう。

Googleのオブジェクトのアニメーション

Googleスライドでは、開始のアニメーションが7種類、終了のアニメーションが7種類、強調のアニメーションが1種類設定可能です。

開始のアニメーション

Googleのアニメーションパワーポイントの場合
出現アピール
フェードインフェード
左からスライドインスライドイン(左から)
右からスライドインスライドイン(右から)
下からスライドインスライドイン(下から)
上からスライドインスライドイン(上から)
拡大ズーム

終了のアニメーション

Googleのアニメーションパワーポイントの場合
出現クリア
フェードアウトフェード
左へスライドアウトスライドアウト(左へ)
右へスライドアウトスライドアウト(右へ)
下へスライドアウトスライドアウト(下へ)
上へスライドアウトスライドアウト(上へ)
縮小ズーム

強調のアニメーション

Googleのアニメーションパワーポイントの場合
スピンスピン

オブジェクトのアニメーションについては、Googleスライドではかなり種類が少ないですね。フェードインと拡大だけあれば、シンプルなアニメーションの場合は問題ないかもしれませんが、強調のアニメーションはもう少し種類が増えることに今後期待したいところです。

パワーポイントのデータをGoogleスライドで取り込むときは注意

パワーポイントのデータをGoogleスライドで開いてスライドショーで表示するときは注意が必要です。Googleスライドではパワーポイントのデータをそのまま表示できるわけではありません。文字がずれたり、アニメーションが対応していなかったりしますので、スライドショーで表示する前には必ず取り込んだデータを一通り確認するようにしましょう。

たくさんのパワーポイントをGoogleスライドに取り込むときはアウトソーシングで

これまでに作ったパワーポイントのプレゼン資料をGoogleスライドに取り込む場合、たくさんのスライドを改めて確認して修正しなければなりません。PPworkではそういったGoogleスライドへの移行のお手伝いをしています。

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Googleスライドを活用して
オンライン時代のプレゼンテーションをしよう!

Googleスライドでもスライドを非表示にできる?

Googleスライドもパワーポイントと同じようにスライドを非表示にできるのか?

パワーポイントでは、プレゼンテーションで必要のないスライドを非表示にしておくことができます。その手順は非表示にしたいスライドを右クリックをして、「非表示スライドに設定」というところをクリックすれば、スライドショーで表示して進めていったときにそのスライドを飛ばして次のスライドを表示することができます。

では、Googleスライドでも同じようなことはできるのでしょうか?

Googleスライドでは非表示ではなくスキップ

Googleスライドでも同じように設定することができます。手順は非表示にしたいスライドをクリックして上の「スライド」タブ→「スライドをスキップ」をクリックすると対象のスライドを非表示にすることができます。

Googleスライドでは「非表示」という言葉がないので、できないと思っている人もいるかもしれません。

他にもあるGoogleスライドとパワーポイントの機能名称の違い

それでは他に主に使う機能でGoogleスライドとパワーポイントで名前が違うものをいくつか挙げておきます。

Googleスライドパワーポイント
プレゼンテーションを開始スライドショー
モーションアニメーション
切り替え効果、スライドの移行画面切り替え
マスタースライドマスター
スピーカーノートノート

言葉のニュアンスでわかるものもありますが、もしGoogleスライドを使っていて機能が見つからない場合は上の表を参考にしてみてください。

既存のパワーポイントをGoogleスライドに

PPworkではいままでに作ったパワーポイントをGoogleスライドに変更するサービスを行っております。たくさんのパワーポイントをGoogleスライドに移行したいなどお困りのことがありましたらご相談ください。

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Googleスライドでもプレゼンテーションで
必要ないスライドは非表示にしておきましょう!

Googleスライドでプレゼンテーション

Googleスライドでのプレゼンテーションの普及

プレゼンテーションと言えばパワーポイントを思い浮かべる人は多いと思います。ただ最近のテレワーク、リモートワーク化によりGoogleスライドを使う機会が多くなった人もいるかと思います。Googleスライドでもプレゼンテーション資料を作ることはできますし、ZoomなどのWebミーティングでプレゼンテーションをすることも可能です。そんなGoogleスライドのメリットは何でしょうか。

なんといっても無料で使える

Googleスライドは無料のGoogleアカウントを持っていれば、Webブラウザ上で使うことができます。パワーポイントに比べると機能的に劣る部分はありますが、凝ったプレゼンテーションを作る必要がないのであれば十分に使えるでしょう。

Webブラウザがあれば使える

GoogleスライドはWeb上のアプリケーションなので、パソコン側にインストールする必要がありません。表示にズレはありますが、パワーポイントを持っていない人はパワーポイントのデータをGoogleスライドで見ることもできるので便利です。また、Webブラウザだけで良いので、Googleスライドでプレゼン資料を作っておけば、相手のパソコンの環境を意識せずに共有できます。

スマートフォンでも可能

さらにスマートフォンアプリでもGoogleスライドが提供されているので、出先や通勤時間など、パソコンを開くことができない場合でも見ることができます。客先でのプレゼンテーションに向かう移動時間中にスマートフォンで改めてチェックしておくなどといったことも可能になってきます。

Googleスライドは今後普及するのか

以上のようにGoogleスライドはWeb上のアプリケーションのため、さまざまなメリットがあります。パワーポイントほどの機能は必要ない、それほど機会は多くないけれどプレゼンテーションをすることがたまにあるといった企業にとっては、Googleスライドは魅力的なツールではないでしょうか。また、今後テレワーク、リモートワークが増えてきて、Web上でのやり取りが多くなるにつれ、Googleスライドを使う企業も多くなってくるかもしれません。

パワーポイントのプレゼンテーション資料をGoogleスライドへ

PPworkでは、これまでにお客様が作ったパワーポイントのプレゼン資料をGoogleスライドに置き換えるお手伝いをしています。パワーポイントからGoogleスライドに移行する場合などはまとめて対応が可能です。

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コスト、頻度、機能性と相談して
Googleスライドを上手に活用しましょう!